「Shopifyに質問」にようこそ。このシリーズではオーナーさんからのリアルな質問にお答えします。お店のことならなんでもおまかせ。マーケティングから人事、経理まで何でもお手伝いします。

私たちはShopifyのeコマース・エキスパート集団です。eコマースを愛してやまないShopifyエキスパートや大事なお客様は最高のノウハウを持っています。そしてあなたも今日から仲間入り!さあ、さっそく質問を見てみましょう。今日も素晴らしい質問をいただいています。

今回の質問内容

Question:
日ごと、月ごと、四半期ごと、そして年度ごとの経理について教えてください。まったくの初心者だけどプロにお願いする余裕がないんです。もしできるなら自分でやってみたいんです。」

Answer:
経営者にとってビジネスの経営状態が分かっていることはとても重要です。ですから経営者は自分で経理を勉強するか、もしくは専門家にお願いしなくてはいけません。

ラッキーなことに経理は自分で習得できます。それに自分でやる利点もあります。

皆さんが自分で経理を管理できるようにプロのお二人にお話を聞いてきました。一人はShopifyの経理担当者で、これまで起業家の経理部門をサポートしてきたCharlie Ashbourneさんです。もう一人は自身もビジネスを経営していてShopify PlusでマーチャントサクセスマネージャーをしているSheena Bradyさんです。SheenaさんはTease Teaを経営していて、経理を管理するシステムを開発しました。

お二人はプロの目線から毎日、毎週、毎月できるアドバイスをくれました。これであなたの経理は完璧です。

毎日しなければならないことは?

毎日これだけはしなければならないことは、領収書です。

これはビジネスに関わる紙類を保管することで、例えば新しい業者と打ち合わせをしたらその時のコーヒー代のレシートを取っておくとか、デジタル広告代のオンライン領収書を受け取ったらブックマークしておく事、などです。

記録をちゃんと残しておくことがどうして大切なのでしょう?理由は単純です。ビジネスにかかった支出へ税の優遇措置を受けるためで、そのためには支出を証明する書類が必要になるからです。

「十分な証明ができないと、税控除が受けれなかったり損金に計上できなかったり、出来ると出来ないとでは大きな違いになるよ。」とCharlieさんは言っています。

ですから領収書、インボイス、その他関連するメールなどを毎日きちんと保管しましょう。こういった書類をいつでも取り出せるようにしておくと、時間や労力を無駄にすることがありません。

領収書やインボイスはオフィスの決められたフォルダーに入れておきます。メールは特定の業者から送られてくるでしょうから(ソフトウェア開発者、デジタル広告会社など)、メールの受信箱に「領収書とインボイス」というフォルダーを作って管理することができます。

またはSheenaさんが自分のTease Teasでやったように、簡単なTo Doリストを真似するのも一案ですね。

インボイスや領収書が送られてきたら、Googleドライブにアップロードしておくの。Googleドライブには月ごとにフォルダーを分けてあるからそこに入れるだけ。印刷する必要もないし、時間の節約にもなるんです。」

毎週しなければならないことは?

経理があまり負担になるようではいけません。ここでは主なな2つに絞ります。それはキャッシュフローと変動支出のチェックです。

キャッシュフローをチェックする

銀行の残高はいくら残っている?支払いしなければならないものは何?これがキャッシュフローのチェックです。

「収入や支出は別にして、現金とキャッシュフローの管理が大切なんだ。よくある勘違いが『収入がXあったから、実際に現金X持っているはず』という思い込みなんだけど、そうとは限らないんだ。」とCharlieさん。

皆さんも「いつ何を買うか」あるいは「どれぐらい支出に使うか」と毎日のように決断を迫られているでしょう。実際に現金がいくら手元にあるかを知り、いくら支払いしなければならないか知っておくことは経理やビジネスではとても大切です。

 

キャッシュフローの計画や分析をしてくれる簡単なシステムが必要ですか?

この記事(収益の心配をやめてキャッシュフローを心配すべき理由)では便利なスプレッドシートを紹介しています。

新規支出と変動支出をチェックする

大抵の場合、支出の確認は毎月の仕事になります。でも新たな支出があったり変動支出がある場合は、支出が予想の範囲内に収まるように注意しなければなりません。

「例えばマーケティングの場合、広告費に予算を取っておいたとすると、毎日費用が変動するんだ。だからその動きになれるまで注意することが必要なんだ」とCharlieさんはアドバイスします。

つまり月末までに新規支出を見積もっておけると、より速くしっかりした情報に基づいた意志決定ができるようになります。

毎月しなければならないことは?

会計士にお願いしている場合、毎月連絡を取り合って帳簿を確認できます。自分でやる場合は、毎月計画を立ててきちんと帳簿をつける必要があります。

経営状態を一目で分かるようにする

毎月、将来の展望を含めて全体的な経営状態を確認しておきましょう。

「毎月末にはかかった支出を計上して、売上高、経費、収入、現金残高などトータルで知りたいし、特に自分が関心のある分野は気になるね。」とCharlieさん。

こうして振り返りをしておくと月ごとの流れが分かり、財政上の予測が立てられます。また新規プロジェクトやキャンペーン、運営変更など売上や支出に影響を与えるものをチェックすることが出来ます。

支出をチェックする

毎日、毎週確認しなければならないことに加えて、毎月振り返りをしておくと支出が経営に与える影響を戦略的に捉えることができます。

たとえ売り上げが好調でも支出のチェックはしっかりやります。ビジネスの成功は収益率で分かるから支出を見直すと思わぬ収益が出たり、支出を下げる方法が見つかったりするわ。」とSheenaさん。

「人気のティーアクセサリーを見ていて自分でもリサーチをしてみたの。これまでの経験と知識から割引してくれるか業者に聞いてみたら単価を下げてくれたの。たったこれだけで去年1年間で5000ドルも節約できたのよ。

きちんと整理すること

起業家なら誰でも知ってるある決まり言葉があります。「たまった領収書」です。誰かプロの会計士さんや経理担当者にたまった領収書をポンとお願いできれば理想的ですが、自分で領収書を整理する方法があります。

毎月の見直しをする時に、メール受信箱にたまった領収書やGoogleドライブに目を通すのです。支出を分類しておくと税申告にも役立ちますし、広告に対して実際にいくら発注費がかかっているのか分かったりします。

 

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自分が知りたい情報に合わせること

この世には一つとして同じビジネスはありません。もちろんどのビジネスにもあてはまる基本はありますが、あなたの収入や支出は他の人とはちがう会計処理が必要です。

「昔は注文ごとに会計を見直していたの。注文が入ると会計ソフトに入力して分かるようにしておいたわ。でもやっぱりウチには必要ないって分かったの。だから今では月ごとの総売り上げが分かるだけで十分なの。」とSheenaさん。

税申告に必要だから・・・と全部記録している人なら、戦略的な決定をするのに必要な情報を得られているでしょう。でも不要なプロセスを省いて簡略化することもできます。

会計をよく理解すること

自分で会計処理をするにしろ、プロの会計士を雇うにしろ、ビジネスではお金の流れが分かっていなければなりません。

しっかりしたデータを持ち、自分の状況が分かっていること、どうやったら収益につながるか、どの支出を削れるか分かっていることはとても大切だよ。意志決定のための確かなデータがあると将来成功できるよ。」とCharlieさん。

自分で会計処理をするなら、生きた情報や数字に触れられるし、次のステップのための意思決定に十分な情報が得られます。もちろんプロの助けを借りたりアドバイスをもらうことにもメリットはあるけれど、どんなに毎日業務に追われていても自分の経営状態が分かるようにしてくださいね。

 

この記事は、Shopify公式サイトブログの記事を翻訳しております。